文件標准化管理制度
(发布日期：2006/5/18 16:01:50)
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文件和资料标准化管理制度 1 目的
通過對公司文件資料的有效控制，確保工作現場使用唯一有效的文件資料，並形成統一規範的編寫格式及處理程序。
2 適用範圍
本制度適用于公司所有公務文書、文件和資料的管理。
3 術語和定義
3.1 公文：指公司在處理各種公務時使用的應用文書，包括：決定、決議、通知、通報、報告、請示、批複、函（電報）、會議紀要。
3.2 制度（程序）：指要求公司成員共同遵守的，按一定程序辦事的規程性文件。
3.3 辦法：指公司針對某項工作依照其所需標准制定的考核獎懲性的文件。
3.4 標准：指公司對某項工作應達到的要求進行規範和約定的文件。
3.5 規章制度：公司各種制度、規定、辦法的泛稱。
3.6 記錄：指公司對某項活動的各工作環節、結果進行記錄，可供事後追溯該項活動完成質量的證據性文件，主要爲表格形式。
4 職責權限
4.1 經理負責公司制度、辦法、標准、計劃、記錄和以公司名義下發的公文的批准。
4.2 管理者代表負責制度、辦法、標准、計劃、記錄的審核。
4.3 各單位負責本單位相關文件資料的編寫、審核、打印、校對工作。
4.4 總經辦負責以公司名義下發執行的各類文件資料的編號、發放、收回、作廢銷毀和歸檔，負責對各單位文件資料管理情況進行監督檢查。
4.5 各單位負責以本單位名義下發執行的各類文件資料的編號、發放、收回、作廢銷毀和歸檔。
5 工作程序
5.1 文件資料的編寫格式
5.1.1 文件資料的用紙標准：
公司各類文件資料的正式編印一般用a4(210mm×297mm)型紙張。圖紙表格等不宜減小時，該頁應按以上紙型尺寸折疊裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。
5.1.2 文件和資料章、條、款的編排規則：
5.1.2.1
根據文件內容的編排劃分，“章”就是一個章節，包括條和款，“條”是章的一個部分，“款”是章或條的一個層次。章、條均用阿拉伯數字編號。
5.1.2.2
“章”應左起空兩格書寫，如第1章用“1”標注，右側空一格寫該章的標題，標題一行書寫不夠時，可另起一行，這一行的第一個字與標題的第一個字平排書寫。章與章之間應空一行編排。
5.1.2.3
“條”在“章”的編號右下加一個小圓點，再寫該條在該章所處的順序，如第4章第1條，用“4.1”表示，後空一格書寫該條的標題。如果一章的各條根據需要再分爲若幹下一層次的小條，其編號表示方法同上，如第4章第2條，再分3小條，則分另表示爲“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”，如果“4.2.1”再分爲2個小條，則分別表示爲“4.2.1.1、4.2.1.2”；條一般只劃分到第三層次，即只以4位數字表示爲限，下一層次的內容用“款”的形式進行敘述，可用英文字母編號。
5.1.2.4
“章條”編號最未阿拉伯數字右下角不加小圓點，編號頂格書寫，“章條”具體內容的第一行應從左起空兩格書寫，第二行起均應頂格書寫。
5.1.3 文件資料的字體、排版、裝訂標准。
5.1.3.1 公文類文件資料的字體、排版、裝訂標准:
a 標題應采用二號宋體加黑，正文采用三號仿宋字；
b 縱向行文排版時，a4型紙頁邊距分別爲:上邊距爲37mm、下邊距爲35mm、左邊距爲28mm、 右邊距爲26mm
,上下行跨爲1.5倍行跨；
c 橫向行文排版時，a4型紙頁邊距分別爲: 上邊距爲28mm、下邊距爲20mm、左邊距爲26mm、右邊距爲26mm
,上下行跨爲1.5倍行跨；
d 非國際紅頭公文排版按印刷的標准紙張使用，字體、行距應符合以上要求。
文件資料標題一般采用小二號黑體、正文采用小四號宋體字。章的標題采用小四號黑體字；記錄編號應在右上角，用四號黑體字。
5.1.3.2 一般文件資料(包括制度/程序、辦法、標准、規程)的字體、排版、裝訂標准:
a 封面:公司名稱用二號黑體加黑書寫,標題采用小初宋體加黑書寫,文件編號采用三號宋體加黑書寫；
b 修改號:標題采用小二宋體加黑書寫,表格采用小四宋體1.5倍行距；
c 正文標題應采用小二宋體加黑,正文應采用小四號宋體字,頁眉頁腳采用五號黑體加黑書寫；
d
縱向行文排版時,a4型紙頁邊距分別爲上頁邊距爲30mm、下頁邊距爲24mm、左頁邊距爲28mm、右頁邊距爲26mm,上下行距爲單倍行距,頁眉爲1.7
mm,頁腳爲1.5 mm ；
e
橫向行文排版時,a4型紙頁邊距分別爲上頁邊距爲20mm、下頁邊距爲15mm、左頁邊距爲26mm、右頁邊距爲26mm,上下行距爲單倍行距；
f 章的標題采用小四號宋體加黑；
g 頁碼從修改頁算起；
h 記錄編號應在右上角,用五號黑體加黑。
5.1.3.3 文件資料一般左側死頁裝訂，一些處于需持續改進或修訂的文件資料可采用活頁裝訂，但應確保文件資料的完整。
5.2 文件資料的撰寫格式及內容
5.2.1 格式及內容：
由前言、質量方針目標、組織機構、質量管理體系、管理職責、資源管理、産品實現、測量分析和改進、質量管理手冊的管理等內容構成。
5.2.2 公文格式及內容：
5.2.2.1 國際紅頭公文格式及內容：
a
國際紅頭公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關，印發機關和印發日期等部分組成。
b 發文機關應當寫全稱或者規範化簡稱，如果是聯合行文，主辦機關應當排列在前。
c
公司的國際紅頭文件一律統一式樣，文件頭與正文用紅線隔開，紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整,排列對稱，間距恰當：正文采用3號仿宋字體。
d 發文字號，包括機關代字年號發文序號。年號一律用全稱，並用方括號< >。聯合行文，須標明主辦機關。
e 上報的公文，漢文應當在首頁紅線上方發文字號右側注明簽發人姓名。
f
國際紅頭文件標題應當准確扼要地概括公文的主要內容，一般應當標明發文機關（紅頭文件標題中，發文機關可省去），並准確標明公文種類，標題中除引用法規、規章名稱時需加書名號外，一般不用標點符號。
g 主送機關，一般寫在公文標題下、正文之前，頂格書寫，後加冒號。主送機關的全稱、特稱、簡稱，均應使用統一的表達形式。公文不得多頭主送。
h 國際紅頭公文如有附件，應當在正文之後、印發機關和時間之前注明附件順序和名稱。
i 成文日期，以領導簽發日期爲准。聯合行文，其成文時間以最後簽發機關領導人的簽發日期爲准。
j
公文除會議紀要外，應當加蓋印章，加蓋印章的位置應與印發機關和成文時間相疊。聯合上報的非法規性文件，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，聯合發文機關均應加蓋公章，主辦機關的印章應排列在前。
5.2.2.2 一般公文格式及內容：
a 一般公文一般由標題、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、印發機關和印發日期等部分組成。
b 發文機關應當寫全稱或者規範化簡稱，如果是聯合行文，主辦機關應當排列在前。
c 一般公文如有附件，應當在正文之後、印發機關和時間之前注明附件順序和名稱。
d 成文日期，以領導簽發日期爲准，聯合行文，其成文時間以最後簽發機關領導人的簽發日期爲准。
e 應當加蓋印章，加蓋印章的位置應與印發機關和成文時間相疊。
5.2.3 規章制度格式及內容：
規章制度根據具體需要一般應包括標題、目的、適用範圍、職責權限、程序條款、執行標准、頒布者（機構）和生效時間等組成內容。
5.2.4 記錄格式
5.2.4.1 公司各單位負責與本單位相關的記錄（表格）的設計、編制，要注明版本號並以適用性爲原則。
5.2.4.2 記錄（表格）一經確定，應具有一定穩定性，並能形成公司表格管理標准。由總經辦負責記錄(表格)樣本的備案。
5.3 文件資料的辦理程序
5.3.1 公文辦理程序
公文辦理分爲收文和發文。收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、傳遞、批辦、承辦、催辦、分發、立卷、歸檔、銷毀等；發文辦理一般包括擬稿、打字、校對、審核、簽發、印刷、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等。
5.3.2 公文行文規則
5.3.2.1
公司需要向上級機關請求解決的問題，凡屬上級職能部門職權範圍以內的事，應直接向上級職能部門行文；各單位需請同級部門解決的問題，應當直接向同級職能部門行文。
5.3.2.2
明確發文權限：屬于全局性的、重要的、方針政策性的文件，以公司名義行文；屬于在既定方針、政策範圍內，各單位主管職權範圍內的日常業務性文件，可以本單位名義直接行文。
5.3.2.3 向下級單位的重要行文，應當同時抄送直接上級單位。
5.3.2.4 必要時兩個以上單位可以聯合行文，但單位不宜過多，聯合行文單位應是同級單位。
5.4 文件和資料的擬寫要求：
5.4.1 符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定。若提<
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